Services proposés
- sur site ou à distance -
Que vous soyez un professionnel ou un particulier, chaque problème a sa solution.
En tant qu'assistante administrative indépendante, je vous propose de vous aider dans vos démarches et/ou dans le traitement de vos dossiers administratifs.
Vous trouverez ci-dessous une liste, non exhaustive, des missions que je peux réaliser pour vous.
Assistance aux professionnels
Votre problème:
- Votre volume de travail n'est pas suffisant pour recruter une secrétaire, même à temps partiel ;
- Votre besoin n'est que ponctuel ;
- Votre secrétaire est absente (congé parental, maladie, départ en retraite) ou débordée par le volume de travail qu'elle doit gérer seule...
- Vous n'avez pas forcément les locaux pour accueillir une secrétaire.
Ma solution:
Être votre assistante administrative sur site ou à distance, en fonction de vos besoins, du volume ou du temps souhaité.
Gestion administrative :
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Rédaction de documents, courriers ;
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Conception et saisie de fichiers, documents ou tableaux sous Word et Excel ;
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Gestion du courrier entrant (postal ou numérique) : réception, tri et traitement ;
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Traitement du courrier sortant : affranchissement, mise sous pli et envoi ;
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Classement, numérisation et archivage ;
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Mise à jour de base de données ;
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Mise à jour agenda et/ou planning ;
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Démarches et formalités administratives ;
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Vérification de bons de commande et de livraison avec les factures.
Commercial :
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Prise de rendez-vous ;
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Suivi et ouverture des comptes fournisseurs ;
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Gestion des devis et factures (saisie, envoi et suivi) ;
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Suivi et relances clients ;
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Gestion et suivi de litiges ;
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Création et suivi dossiers clients ;
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Recherches thématiques sur internet.
Gestion pré-comptable :
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Préparation et envoi des documents à votre comptable : factures, tickets carburant, tickets restaurants, contrats et échéanciers des fournisseurs...) ;
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Saisie et transmission des états de présence de vos salariés au comptable : temps de présence, absences, CP, trajets, repas...
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Rapprochement bancaire (si vous possédez un logiciel en lien avec votre comptable) ;
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Contrôle des bulletins de paie effectués par votre comptable, impression et transmission à vos salariés ;
Gestion du personnel :
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Suivi et mise à jour des plannings : absences, congés...
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Suivi et organisation des visites médicales ;
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Traitement des notes de frais.
Communication et marketing :
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Création, saisie et mise en ligne d'annonces ;
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Mise à jour du site internet, blog, Google my business, réseaux sociaux...
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Répondre aux avis laissés par les clients et/ou particuliers ;
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Réservation de vos déplacements (billets de train/avion, hôtels...) ;
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Organisation d'événements: Réservation de salles, de restaurants, d'activités, de taxis, d'hôtels...
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Création, envoi, suivi et relances des invitations ;
Assistance aux particuliers
Votre problème :
- Vous devez rentrer en contact avec l'administration pour demander un échelonnement de paiement ou un renseignement, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ou quels éléments communiquer ;
- Vous devez compléter un dossier administratif mais vous n'arrivez pas à le remplir et à rassembler les pièces demandées ;
- Vous avez un litige avec une société et vous devez réaliser un courrier pour faire valoir vos droits, mais vous ne savez pas comment tourner vos phrases ;
- Vous n'avez pas le temps ni le courage de mettre de l'ordre dans vos papiers ;
- Vous n'avez aucune affinité avec l'informatique et internet en particulier ;
- Vous ne pouvez pas vous déplacer pour récupérer un colis, un recommandé.
Ma solution :
Venir à votre secours pour vous aider à effectuer vos démarches administratives et vous rassurer en prenant du temps avec vous pour vous expliquer.
Démarches administratives :
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Création, saisie et mise en forme de documents, courriers, comptes-rendus...
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Tri, traitement et archivage de vos courriers, factures, divers documents...
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Création et aide à la gestion d'une boîte e-mail ;
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Création et mise en ligne d'annonces ;
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Prise de rendez-vous médicaux ou autres ;
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Effectuer les démarches auprès des administrations (Impôts, pôle emploi, CAF, organismes de santé...) ;
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Aide au renouvellement de vos documents personnels : carte grise, pièce d'identité, passeport...
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Aide pour effectuer une commande sur internet ou courrier ;
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Affranchissement et envoi des courriers et/ou colis (La poste, point-relais) ;
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Imprimer, photocopier et/ou numériser un document.
Gestion financière :
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Résiliation ou suivi de vos contrats (internet, téléphone, mutuelle, assurances...)
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Préparation et envoi des paiements ;
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Préparation et dépôt de vos chèques en banque ;
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Création et saisie de tableaux de suivi des dépenses.
Evénements :
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Aide à la réalisation de vos faire-parts de mariage, naissance, fêtes, anniversaires...
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Être présente chez vous lors d'une intervention d'une entreprise ou d'un livreur (relevé compteur d'eau, colis à réceptionner...).
